PERENCANAAN RAPAT

assalamu'alaikum guys ana mau ngepost tugas pertemuan rapat nih yang materinya perencanaan rapat semoga bermanfaat ya jazzakumullah kawan yang di rahmati allah :) check this out:)

Nama  :AYU SOFITRI

kelas   :XI adm.perkantoran 1

SMKN 49 JAKARTA 

KATA PENGANTAR

Assalamu’alaikum Wr Wb

                                               

Puji dan Syukur Penulis Panjatkan keHadirat Tuhan Yang Maha Esa karena berkat limpahan Rahmat dan Karunia-Nya sehingga penulis dapat menyusun makalah ini tepat pada waktunya. Makalah ini membahas tentang perencanaan rapat yang akan memuat tentang pembahasan tentang rapat dan tata cara penyelenggaraan rapat disebuah instansi .

Dalam penyusunan makalah ini, penulis banyak mendapat tantangan dan hambatan akan tetapi dengan bantuan dari berbagai pihak tantangan itu bisa teratasi. Oleh itu, penulis mengucapkan terimakasih yang sebesar-besarnya kepada semua pihak yang telah membantu dalam penyusunan makalah ini, semoga bantuannya mendapat balasan yang setimpal dari Tuhan Yang Maha Esa.

Penulis menyadari bahwa makalah ini masih jauh dari kesempurnaan baik dari bentuk penyusunan maupun materinya. Kritik konstruktif dari pembaca sangat penulis harapkan untuk penyempurnaan makalah selanjutnya.

Akhir kata semoga makalah ini dapat memberikan manfaat kepada kita sekalian.

Wassalamualaikum Wr Wb

Jakarta, November 2013

Penulis.

                                                              PENDAHULUAN

Sebuah organisasi merupakan suatu komunitas yang terdiri dari kelompok-kelompok individu yang dihimpun dalam berbagai departemen atau bagian. Meskipun demikian, mereka merupakan satu kesatuan. Rapat merupakan sarana untuk mencapai kesepakatan bersama. Sayangnya, tidak setiap orang menyukai rapat karena berbagai alasan. Jadi, dalam setiap organisasi, perusahaan, instansi pemerintah pada saat tertentu sering mengadakan rapat.

Rapat yang bersifat rutin ( berkala ), temporer ( sewaktu-waktu ). Rapat dapat berlangsung dalam situasi formal maksudnya rapat dilaksanakan dengan mengikuti prosedur rapat, syarat rapat, aturan rapat. Misal, rapat diselenggarakan di kantor dalam keadaan resmi. Sedangkan rapat yang bersifat non formal, misalnya penyelenggaraan rapat dilaksanakan di tempat-tempat yang santai ( sambil hiburan ) seperti di tempat rekreasi, rumah makan, dan lain-lain.

Hal yang dibahas dalam rapat tentunya segala sesuatu yang berkaitan dengan suatu kegiatan baik bisnis maupun bukan bisnis. Dalam rapat harus terjalin komunikasi yang harmonis, efektif, dan komunikatif, sehingga tercapai suatu keputusan hasil kesepakatan bersama. Rapat dapat dikatakan berhasil apabila tujuan rapat ( yang telah ditentukan ) tercapai.

PERENCANAAN RAPAT

Merencanakan dan mempersiapkan suatu rapat agar dapat berjalan lancar bukanlah suatu pekerjaan yang mudah, karena seorang sekretaris harus berhubungan dengan berbagai pihak dengan penyelenggaraan suatu rapat. Hal ini menjadi tanggung jawab sekretaris dalam persiapan penyelenggaraan adalah sebagai berikut :

A.   Membuat agenda rapat dan susunan acara rapat

Agenda rapat adalah daftar yang berisi pokok-pokok permasalahan yang akan dibicarakan dalam suatu rapat. Sedangkan susunan acara rapat adalah rincian atau penjabaran lebih lanjut dari topik-topik dalam agenda rapat. Sekretaris harus memastikan terlebih dahulu acara yang akan diadakan atau dilaksanakan pada suatu rapat dengan mengkonsultasikannya terlebih dahulu kepada pimpinan rapat. Acara tersebut harus disusun secara sistematis dengan membuat pokok-pokok acara secara garis besar.

Contoh agenda rapat

PT. AYU MAJU GEMILANG

Jalan Raya Pasar Minggu Kav. 15 Jakarta Selatan

Telp. (021) 7998888  Faks. (021) 7997777

 

AGENDA RAPAT

INOVASI PRODIUK

1.    Laporan masing-masing bagian.

2.    Strategi pemasaran produk.

Contoh susunan rapat

PT. AYU MAJU GEMILANG

Jalan Raya Pasar Minggu Kav. 15 Jakarta Selatan

Telp. (021) 7998888  Faks. (021) 7997777

SUSUNAN ACARA

RAPAT INOVASI PRODUK

1. 08.00 – 08.30  Registrasi
2. 08.30 – 09.00  Pembukaan
3. 09.00 – 09.30  Pengarahan Pimpinan Rapat
4. 09.30 – 09.45  Laporan Bagian Produksi
5. 09.45 – 10.00  Laporan Bagian Keuangan
6. 10.00 – 10.15  Laporan Bagian Pemasaran
7. 10.15 – 11.00  Pembahasan dan Tanya Jawab
8. 11.00               Penutup

B.   Menentukan peserta rapat

Dari agenda rapat yang telah dibuat ditentukan siap saja peserta yang akan diundang. Setelah sekretaris menyusun daftar para peserta rapat yang akan diundang, kemudian konsultasikan kembali dengan pimpinan rapat, apakah ada penambahan atau pengurangan peserta rapat

C.   Membuat undangan rapat

Surat undangan merupakan surat pemberitahuan yang sifatnya mengharapkan kehadiran seseorang untuk berpartisipasi dalam suatu acara tertentu di tempat dan pada waktu tertentu. Undangan yang dibuat hendaklah memenuhi beberapa syarat, yaitu sebagai berikut :

1.         Menggunakan kop surat atau kepala surat.

2.         Mencantumkan nomor surat undangan serta tanggal pembuatan.

3.         Mencantumkan perihal undangan rapat.

4.         Mencantumkan nama-nama orang yang diundang rapat.

5.         Mencantumkan hari, tanggal, waktu dan tempat rapat tersebut diselenggarakan.

6.         Ditandatangani oleh pejabat yang bertanggung jawab atas surat undangan tersebut.

                                          

Waktu pengiriman undangan, hendaknya jangan terlalu lama dari penyelenggaraan atau pelaksanaan rapat. Waktu yang terlalu lama akan memungkinkan seseorang untuk lupa. Seorang sekretaris harus dapat memperkirakan waktu pengiriman undangan agar para peserta rapat mempunyai cukup kesempatan untuk mempersiapkan kehadirannya pada pertemuan atau rapat tersebut. Sekretris harus juga memperhitungkan waktu untuk mencetak undangan, memprosesnya hingga mengirimnya.

contoh surat undangan rapat.

 PT. AYU MAJU GEMILANG

Jalan Raya Pasar Minggu Kav. 15 Jakarta Selatan                     

Telp. (021) 7998888  Faks. (021) 7997777

Nomor             :  100/UUD/II/13                                                                                                             10 Februari 2013

Lampiran         :  -

Perihal             :  Undangan Rapat

Yth.  Bapak/Ibu Manager                      

PT. AYU MAJU GEMILANG

Di tempat

Dengan hormat,

Menindaklanjuti hasil Rapat Evaluasi Bagian Pemasaran Semester II bulan Januari 2013 ,  denngan ini kami bermaksud mengundang Bapak/Ibu pada:

Hari/Tanggal      :  Rabu, 11 Februari 2013

Waktu                :  Pukul 08.00 WIB

Tempat               :  Meeting Room 011

Acara                  :  Inovasi Produk

Mengingat pentingnya acara tersebut, kami mohon kehadiran Bapak/Ibu tepat pada waktunya.

Atas perhatian dan kerjasama Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.

                                                                                                                                Hormat kami,

                                                                                                                Ayu Sofitri

                                                                                                                Direktur Utama

Tembusan :

1.     Manajer keuangan

2.     Manajer pemasaran

3.     Manajer purchasing

4.     Manajer administrasi

5.     Manajer perbekalan

D.     Membuat daftar hadir rapat

Ada dua macam daftar hadir, yaitu buku tamu dan daftar hadir biasa (yang dibuat di atas selembar kertas). Daftar hadir digunakan untuk mengetahui jumlah peserta yang datang pada suatu rapat, untuk mengetahui jumlah sistem yang harus dipersiapkan seperti konsumsi, kursi dan sebagainya, sebagai bahan penyusunan notula rapat dan sebagai dokumentasi.

CONTOH DAFTAR HADIR PESERTA RAPAT

PT. AYU MAJU GEMILANG

Jalan Raya Pasar Minggu Kav. 15 Jakarta Selatan

Telp. (021) 7998888  Faks. (021) 7997777

DAFTAR HADIR

RAPAT INOVASI PRODUK

Jakarta,11 Februari 2013

No	Nama	Jabatan	No.Telpon	E-mail	Tanda tangan
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11

E.      Mempersiapkan bahan rapat

Bahan-bahan rapat yang perlu dipersiapkan pada rapat inovasi produk :

a.   Agenda rapat.

b. Notula/hasil rapat yang lalu (apabila rapat tersebut merupakan kelanjutan dari rapat sebelumnya).

c.  Bahan-bahan yang akan dibicarakan dalam rapat (makalah, laporan-laporan dan sebagainya).

                                                                                                      

F.       Mempersiapkan peralatan dan perlengkapan rapat

Peralatan dan persiapan yang perlu dipersiapkan dalam rapat inovasi produk yaitu :

1.While board lengkap dengan spidol dan penghapus.

2.Flip chart lengkap dengan spidolnya.

3.LCD Projector atau OHP (Over Head Projector) lengkap dengan layarnya.

4. Sound system lengkap dengan mikroponnya.

5.Map atau tas yang dipergunakan untuk menempatkan bahan-bahan rapat.

6. Block note denagn bolpointnya.

7. Name tag untuk peserta.

8. Laptop atau computer.

PT. AYU MAJU GEMILANG

Jalan Raya Pasar Minggu Kav. 15 Jakarta Selatan

Telp. (021) 7998888  Faks. (021) 7997777

DAFTAR KEBUTUHAN PERALATAN DAN PERLENGKAPAN

RAPAT INOVASI PRODUK

NO	NAMA ALAT	JUMLAH	KETERANGAN
1	Laptop	1 buah
2	LCD	1 buah
3	Spidol	2 buah
4	Flip Chart	1 buah
5	Dst.

G.  Mempersiapkan ruang rapat

Sekretaris harus memastikan terlebih dahulu jumlah peserta yang akan hadir dalam rapat. Apabila jumlah peserta rapat sedikit dapat menggunakan ruang rapat yang sudah tersedia di kantor. Namun apabila jumlah peserta cukup banyak melebihi kapasitas ruang rapat di kantor, rapat dapat diselenggakan di hotel atau gedung pertemuan. Bila rapat diselenggakan di hotel atau gedung pertemuan, sekretaris harus memeriksa kepastian tempat, peralatan, konsumsi dan akomodasi. Hal-hal yang harus dipersiapkan sehubungan dengan pengaturan ruang rapat adalah sebagai berikut : 

1.  Cahaya penerangan

Bila ruangan tidak menggunakan penerangan buatan (lampu) tetapi menggunakan penerangan cahaya sinar matahari, pengaturan tempat duduk harus disesuaikan dengan arah datangnya sinar matahari tersebut.

2.  Ventilasi udara

Usahakan agar udara di ruang rapat sejuk, karena ruangan yang terlalu panas atau terlalu dingin akan mengakibatkan konsentrasi para peserta rapat berkurang.

3.  Pengaturan tempat duduk

Pengaturan tempat duduk ditentukan dari jumlah peserta rapat dan luas ruang rapat. Untuk rapat inovasi produk yang akan diselenggarakan ini akan memakai bentuk Gaya huruf U. Berikut ini adalah gaya huruf U :

 

G.   Akomodasi/penginapan

Pada rapat yang dilakukan lebih dari satu hari, biasanya para peserta rapat akan menginap di suatu tempat. Untuk itu sekretaris harus mengatur pemilihan tempat yang cocok untuk pelaksanaan rapat tersebut mulai dari pemesanan tempat, pembagian kamar, hingga pengecekan terakhir akan kesiapan penginapan untuk peserta rapat.

I.  Transportasi

Jika suatu rapat tidak dilaksanaan di dalam kantor, tentunya transportasi para peserta rapat ke tempat rapat harus dipersiapkan. Jika harus menyewa mobil atau bus, maka sekretaris harus menyiapkannya.

J.  Konsumsi

Konsumsi rapat berupa makanan ringan (snack) atau makanan berat untuk para peserta rapat harus disiapkan agar para peseta rapat nyaman dalam mengikuti kegiatan rapat. Jika pelaksanaan rapat lebih dari satu hari, variasi makanan juga harus diperhatikan. Hal ini akan berdampak pada motivasi peserta dalam mengikuti rapat. Konsumsi berupa makanan dan minuman dapat disajikan dengan cara sebagai berikut :

1   Disajikan sebelum peserta rapat dududk.

2.  Disajikan selama rapat berlangsung.

3.  Disajikan pada waktu istirahat dengan cara mengambil sendiri.

4. Disajikan secara kombinasi. Pada awal rapat telah tersedia minuman dan saat istirahat para peserta rapat mengambil sendiri makanan dan minuman di tempat yang telah tersedia.

K. Kesehatan

Untuk kegiatan rapat yang pelaksanaannya lebih dari satu hari, hendaknya disediakan unit kesehatan untuk menjaga kondisi kesehatan para peserta rapat.

L. Pengecekan persiapan terakhir

Sebelum rapat dimulai atau pada H - 1, sekretaris harus memeriksa segala persiapan untuk meyakinkan apakah segala sesuatunya telah siap untuk dipergunakan. Hal-hal yang perlu diperiksa antara lain sebagai berikut :

1.   Apakah kursi telah cukup sesuai dengan jumlah peserta rapat?

2.   Apakah letak tempat duduk sesuai dengan fungsi dari setiap peserta rapat?

3. Apakah semua alat perlengkapan rapat telah tersedia dalam ruang rapat dan berfungsi dengan baik?

4. Apakah bahan-bahan atau materi rapat yang akan dipergunakan dalam rapat telah disiapkan dalam suatu map?

5.  Apakah daftar hadir, agenda rapat dan susunan acara telah disiapkan?

6.  Apakah konsumsi rapat telah dipesan/disiapkan?

SIMPULAN

Rapat adalah berkumpulnya sekelompok orang untuk menyatukan pemikiran guna melaksanakan urusan perusahaan. Dalam bab ini membahas rapat formal yang melibatkan empat orang atau lebih, rapat organisasi dimaksudkan untuk berkomunikasi, perencanaan, penetapan kebijaksanaan, pengambilan keputusan, atau pemberian motivasi kepada armada penjualan. Agar berlangsung efektif, penyelenggaraan rapat perlu direncanakan.

Alasan penyelenggaraan rapat adalah untuk menerima laporan dari peserta rapat, untuk mencapai keputusan bersama, untuk menganalisis atau memecahkan permasalahan, untuk mencapai kesamaan pikiran, program, atau keputusan, untuk mencapai tujuan tujuan pelatihan, untuk menyatukan pandangan yang berbeda, untuk menyampaikan informasi penting kepada audiensi, untuk memastikan bahwa setiap audiensi sependapat tentang informasi yang mereka peroleh dari rapat.

Berdasarkan beberapa pengertian tentang rapat dapat ditarik kesimpulan bahwa yang dimaksud dengan rapat ialah pertemuan atau kumpulan dalam suatu organisasi, perusahaan, instansi pemerintah baik dalam situasi formal maupun nonformaluntuk membicarakan, merundingkan, dan memutuskan suatu masalah berdasarkan hasil kesepakatan bersama.

KATA PENUTUP

Demikian yang dapat kami paparkan mengenai materi yang menjadi pokok bahasan dalam makalah ini, tentunya masih banyak kekurangan dan kelemahannya, kerena terbatasnya pengetahuan dan kurangnya rujukan atau referensi yang ada hubungannya dengan judul makalah ini.

Penulis banyak berharap para pembaca yang budiman dusi memberikan kritik dan saran yang membangun kepada penulis demi sempurnanya makalah ini dan dan penulisan makalah di kesempatan-kesempatan berikutnya. Semoga makalah ini berguna bagi penulis pada khususnya juga para pembaca yang budiman pada umumnya.